Daar wordt aan de deur geklopt… Het maken van een afspraak lijkt een fluitje van een cent. Toch kan het echt een hersenbreker zijn als je onder tijdsdruk staat en je bewoners de deur niet voor je opendoen op het door jou bedachte moment. Je had al een strakke planning, maar die komt nu wel heel erg onder druk te staan.
Regelmatig worden wij gebeld om advies over een geschikte aanvliegroute voor het maken van afspraken. Omdat ieder project anders is, net als de betrokken partijen, personen en natuurlijk de bewonersgroep, is niet echt een beste manier.
Maar ik heb wel 5 tips voor je om een succesvolle strategie voor het maken van afspraken te bepalen.
TIP 1 Ken je doelgroep
Het is goed om even stil te staan bij de bewoners die je gaat bezoeken. Niet alle bewoners kunnen altijd thuis zijn op het moment dat jij dat graag zou willen. Er zijn ook bewoners die niet flexibel zijn om welke reden dan ook. Dat is lastig voor je, maar je hebt ermee te dealen. Als je dit van tevoren weet, kun je je Afsprakenroute daarop aanpassen.
TIP 2 Bepaal je doel
De mensen die mij kennen, weten dat ik een voorstander ben voor het bepalen van doelen vooraf. Wij stellen altijd doelen op voor de resultaten die we willen halen voor het maken van de afspraken voor huisbezoeken. We stellen bijvoorbeeld van tevoren vast wanneer we alle afspraken gemaakt willen hebben. We meten tussentijds en sturen bij als dat nodig is.
TIP 3 Denk goed na over je strategie
Als je je bewonersgroep kent en een stip op de horizon hebt staan, kun je gaan nadenken over je strategie. Je bepaalt welke stappen je gaat zetten om je doel te halen. Daarna bepaal je welke middelen je daarvoor in gaat zetten. Welke manier van communiceren past het beste bij je bewonersgroep.
TIP 4 Geef niet op
Stap 1, 2 en 3 kun je vrij snel zetten. Je weet u wie je bewoners zijn, wat je doelen zijn en hoe je die doelen wilt bereiken. En nu moet je beginnen en doorzetten. Meestal begin je met het versturen van brieven. Ga er niet vanuit dat die allemaal gelezen worden! Ga dat alsjeblieft checken! Werkt je strategie? Haal je je tussenmetingen? Dan is dat super. Heb je (te) weinig respons? Stuur dan op tijd bij en check opnieuw! Uitdaging in deze fase? Geef niet op, zet door en het gaat je lukken.
TIP 5 Wees creatief
Laatst hadden we te maken met een bewonersgroep die moeilijk te bereiken was. Veel bewoners waren eigenlijk allemaal laaggeletterd, maar wonen wel zelfstandig. Het is goed mogelijk dat het dan niet helemaal gaat zoals jij dat wilt.
Ik herinnerde me ineens dat een neef die ook niet kan lezen en schrijven, whatsapp gebruikt met voice recording. Zo’n oplossing om bewoners te bereiken is altijd de moeite waard om te proberen. Ook een getekende kaart voor een gemiste afspraak is een idee als je bewoners laaggeletterd zijn. Een tekening zegt vaak meer dan een heleboel woorden.
De ideale route
Volgens mij bestaat de ideale route niet. Maar wij hebben wel een Afsprakenroute die ons uitstekende resultaten oplevert. Vind je het leuk te bekijken welke route wij volgen? Download dan hier onze Afsprakenroute.
Oh ja, mag ik nog even je aandacht?
Ik ben trots op alle collega’s die werken in renovatieprojecten in bewoonde toestand. Misschien ben ik een softe bouwkundige, maar ik vind het tijd om dat hardop te zeggen! Daarom post ik iedere dag een mensbericht #zachtheidindebouw op Instagram. Kijk je mee?