In mijn vorige artikel vroeg ik jullie naar de grootste uitdagingen in je werk, als bewonersbegeleider tot een van je taken behoord. Het zal je waarschijnlijk niets verbazen dat TIJDGEBREK met stip op nummer 1 staat.
Het begeleiden van bewoners voor het succesvol doorlopen van een renovatieproces is een vak apart, Door een goede relatie met de bewoners voorkom je oponthoud en beperk je faalkosten. Het is helaas niet vanzelfsprekend dat er een post “bewonersbegeleiding” in de begroting wordt opgenomen. De communicatie met de bewoners wordt dan een extra taak voor de projectleider of uitvoerder. Maar waar haal je de tijd vandaan? Hoe voeg je deze extra werkzaamheden in je overvolle schema?
Wanneer er geen ruimte is om bewonerscommunicatie uit te besteden, moet je je tijd effectiever gebruiken. Dat is een hele uitdaging. Door verschillende methodes voor time management te combineren, vergroot je je effectiviteit. Zo ontstaat er meer tijd voor je taken als bewonersbegeleider. In dit artikel geef ik je de eerste 5 van 10 tips om effectief met je tijd om te gaan.
Tip # 1 Wees je bewust van tijdverspilling
Je hebt de hele dag hard gewerkt, maar aan het einde van de dag heb je toch het gevoel dat je niks gedaan hebt. Heb je je bezig gehouden met het schrijven van onnodige rapporten, het voeren van irrelevante vergaderingen of telefoongesprekken en het beantwoorden van onbelangrijke e-mails? Wees je bewust van activiteiten die niet helpen om je werk af te krijgen, stop daarmee en win sowieso een uur per dag.
Tip # 2 Laat je niet voortdurend afleiden
Gedurende de dag word je afgeleid door de telefoon die overgaat en binnenkomende WhatsApp gesprekken en e-mails. Kies ervoor om je telefoon een uurtje op stil te zetten en zet de melding van berichten en e-mails uit. Je zult verbaasd zijn hoe productief je bent als je niet wordt afgeleid.
Tip # 3 Doe wat belangrijk is eerst
In de bouw worden we geplaagd door noodgevallen, crisisvergaderingen, dringende problemen en onverwachte gebeurtenissen. Natuurlijk moet je deze urgente en belangrijke zaken oppakken, maar denk er ook over na hoe je kunt voorkomen dat je achter de feiten aan loopt. Besteedt meer tijd aan voorbereiding en voorkom zo dat je voor crisissituaties komt te staan.
Tip # 4 Plan je dag vooruit
Laat je je leven bepalen door de hectiek van de dag of bepaal je zelf wat je doet? Maak aan het einde van iedere dag een 1-3-5 lijst voor de volgende dag. Zo weet je wat je in ieder geval moet doen, wat iets minder belangrijk is en wat eventueel mag doorschuiven naar een later moment. Kijk hier voor een 1-3-5 lijst, een idee van Daniel J. Pepin.
Tip # 5 Leven in balans
Je leven is meer dan je werk alleen. Om goed te kunnen functioneren in je werk is het belangrijk om balans te vinden in alle aspecten van het leven. Besteedt aandacht aan het thuisfront en zorg voor voldoende energie door gezond te eten en te bewegen. Plan hiervoor wekelijks activiteiten in, anders schiet het er makkelijk bij in.
Tip # 5 1/2 ‘Maak je agenda niet tot prioriteit
Maar geef prioriteiten een plaats in je agenda.’ Stephen Covey
Een kleine verandering kan grote gevolgen hebben in je leven. Kies één van deze tips, implementeer het in je leven en ervaar de ruimte die je creëert. Over twee weken krijg je de volgende 5 tips.
Ik ben benieuwd of jullie iets aan deze tips hebben. Je kunt het met me delen door te reageren in de ruimte onder dit artikel. Voel je ook vrij om vragen te stellen en als je het interessant vindt, deel deze tips dan met anderen!
Heb ik je interesse gewekt en wil je meer weten over mijn werkzaamheden? Ga dan naar de website www.bouwzorgfryslan.nl en download mijn E-book of neem telefonisch contact op via telefoonnummer 06 47 28 66 76.
Met vriendelijke groet,
Helena Spits
P.s. Stephen R. Covey is voor mij een grote inspiratiebron. Mijn time management baseer ik op de principes die in het boek Time management van Stephen Covey worden beschreven en vul ik aan met andere praktische tools.
